Joop Soree

Joop Soree (mede-eigenaar van o.a. Paaspop) verteld in dit seminar hoe projectmanagement wordt toegepast bij de organisatie van een evenement. In deze gast college heeft Soree verteld over de verschillende fasen van projectmanagement.

Wat moet een organisator kunnen?

Het meest belangrijke wat een organisator moet kunnen is zich verplaatsen in de bezoeker. Ook moet je met iedereen om kunnen gaan en niet uit de hoogte doen. Je moet zorgen dat iedereen het naar zijn zin heeft en de vrijwilligers met respect behandelen.

FASE 1: Initiatiefase

In deze fase van het project ontstaat het idee. Dit kan zijn in een kroeg met vrienden of alleen aan een bureau. Het event dat je bedacht hebt krijgt hier een verhaal. Het is belangrijk om creatief te zijn en je te onderscheiden van anderen. Ook is het heel belangrijk om reëel te blijven, je kunt geen event houden van een paar miljoen euro als je dit niet hebt.

FASE 2: Definitiefase

Hier ga je het idee vaststellen en het einddoel specificeren. Je zou een plan van aanpak kunnen maken, maar in het echte werk heet dit meer een geld aanvraag. Deze heb je dus alleen nodig als je iets van iemand moet, bijvoorbeeld van sponsors of doelleveranciers.

Als je een sponsors of een doelleverancier wil bereiken is het het slimst om te bellen, mailen kan ook maar moet je een heel erg goed onderwerp hebben wil de persoon hem openen.

FASE 3: Ontwerpfase

In deze fase ga je kijken naar de vraag: Hoe ga je dit idee realiseren? Ook moet je het projectplan opstellen en je ideeën finetunen met de sponsoren en doel leveranciers. De financiën worden in deze fase beschreven, wat je uitgaven en inkomsten zijn.

FASE 4: Uitwerkingsfase

In de uitwerkingsfase ga je het projectplan uitvoeren. Alle informatie en documenten zijn op dit moment beschikbaar voor de uitvoering. Er is een draaiboek gemaakt over hoe de dag zelf gaat lopen. Dit is eigenlijk de rode draad van het hele project. Een 360 graden foto van de locatie is een enorm handige steun om alles te kunnen plaatsen. Met deze plattegrond krijg je een beeld bij jou idee en haal je de fouten eruit.

FASE 5: Realisatiefase/ functioneringsfase

Hier begint de opbouw van je idee, de uitvoer en aan het eind weer de afbouw.

FASE 6: Afwikkelingsfase

Is alles goed gegaan? Zijn er nog leerpunten? In deze fase stel je dit soort vragen aan je team. Het is de evaluatie van het hele evenement.

Natuurlijk is de marketing ook heel belangrijk, bijna wel het belangrijkste element van je hele idee. Anders komen er natuurlijk geen mensen. De marketing gebeurt dan ook gedurende alle fases.

#Joopsoree